Nie wiem, ile godzin życia spędziłem na spotkaniach.
Na pewno wystarczająco dużo, żeby po latach pracy w IT dojść do wniosku, że sam problem spotkań jest trochę źle definiowany.
Bo bardzo łatwo powiedzieć: mamy za dużo meetingów.
Tylko że ja uczestniczyłem również w spotkaniach, które trwały pół godziny i oszczędzały później kilka godzin pracy, dziesiątki wiadomości na Slacku i nieporozumienia pomiędzy kilkoma osobami.
Byłem też na takich, po których przez chwilę zastanawiałem się, po co właściwie tam byłem.
I chyba właśnie tutaj leży problem.
Nie w tym, ile mamy spotkań, tylko czy te spotkania mają jakikolwiek sens.
Kalendarz pełny, dzień pusty
W pracy zdalnej spotkań naturalnie zrobiło się więcej.
Kiedyś część rzeczy załatwiało się przez podejście do czyjegoś biurka. Teraz mamy Teamsa, Meeta, Zooma i kalendarz.
Do tego dochodzą wszystkie cykliczne elementy pracy zespołu: daily, planning, retro, refinementy, weekly, 1:1, spotkania techniczne, projektowe, firmowe…
I nagle patrzysz rano na kalendarz i widzisz coś takiego:
9:00–9:30 spotkanie
10:00–10:30 spotkanie
11:30–12:00 spotkanie
13:00–14:00 spotkanie
15:00–15:30 spotkanie
Teoretycznie większość dnia jest wolna.
Praktycznie spróbuj w takim układzie zrobić coś, co wymaga dwóch albo trzech godzin sensownego skupienia.
Developerowi samo spotkanie zabiera zresztą trochę więcej czasu niż pokazuje kalendarz. Jest jeszcze wyjście z jednego kontekstu, wejście w drugi, a później powrót do tego, czym zajmowałeś się wcześniej.
Czasami otwierasz IDE po callu i patrzysz na kod przez dobrą chwilę, próbując sobie przypomnieć:
„No dobra… i co ja tutaj chciałem zrobić?”
Dlatego pięć krótkich meetingów rozrzuconych po całym dniu bywa dla mnie bardziej uciążliwe niż jedno konkretne, dłuższe spotkanie.
Ale nadal — nie długość jest tu najważniejsza.
Osiem osób, dwie rozmawiają
To jest chyba jeden z najbardziej klasycznych obrazków.
Na spotkaniu jest osiem osób.
Dwie prowadzą rozmowę.
Jedna od czasu do czasu coś dopowiada.
Pozostałe pięć siedzi, słucha jednym uchem, odpowiada na wiadomości albo robi coś zupełnie innego.
I przez lata nauczyłem się, żeby za szybko nie oceniać tych ludzi.
Bo być może oni po prostu nie powinni tam być.
Jeśli przez godzinę omawiany jest temat, który dotyczy mnie przez trzy minuty, trudno oczekiwać ode mnie pełnego skupienia przez pozostałe 57.
Sam wielokrotnie byłem w takiej sytuacji.
Zostałem zaproszony „bo może coś będzie potrzebne”, „bo temat techniczny”, „bo dobrze, żebyś wiedział”.
Nie byłem potrzebny.
Nic nie powiedziałem.
Nic z tego spotkania później nie wynikało dla mnie.
Godzina minęła.
I to jest właśnie ten moment, w którym zaczynam się zastanawiać, czy naprawdę trzeba było zapraszać wszystkich.
Zapraszanie na zapas
Mam wrażenie, że w wielu firmach działa trochę zasada:
„Nie wiem, kto będzie potrzebny, więc zaproszę wszystkich.”
Bezpieczne.
Tylko drogie.
Jeśli zapraszamy osiem osób na godzinne spotkanie, to organizacyjnie nie jest „godzinne spotkanie”.
To jest osiem godzin pracy.
Oczywiście nie zawsze da się to przeliczać jeden do jednego, ale warto czasem spojrzeć na meeting właśnie w ten sposób.
Czy temat naprawdę wymaga ośmiu osób?
Czy architekt musi być tam przez całą godzinę?
Czy manager musi słuchać wszystkich technicznych szczegółów?
Czy połowie zespołu nie wystarczy krótkie podsumowanie po spotkaniu?
Słyszałem kiedyś o daily, w którym uczestniczyło około 50 osób.
Do dziś nie wiem, czy bardziej mnie to bawi, czy przeraża.
Przy 50 osobach nawet jedna minuta na osobę daje prawie godzinę.
A jeśli jesteś osobą numer 43, to naprawdę trudno mi uwierzyć, że przez pierwsze 42 minuty siedzisz z zapartym tchem i analizujesz status każdego uczestnika.
To już chyba nie daily.
To wydarzenie.
„Skoro już tu jesteśmy…”
To zdanie powinno uruchamiać alarm.
Spotkanie miało potrwać godzinę.
Po 25 minutach temat jest zakończony.
Wydawałoby się, że wszyscy właśnie odzyskali 35 minut dnia.
I wtedy ktoś mówi:
„Skoro już tu jesteśmy, to mam jeszcze jeden temat…”
Nigdy nie jest to mały temat.
Po chwili okazuje się, że brakuje osoby, która powinna brać udział w dyskusji.
Nikt się nie przygotował.
Nie ma danych.
Nie ma decyzji.
Ale skoro już zaczęliśmy, to ciągniemy dalej.
Mam wrażenie, że spotkania mają dziwną tendencję do wypełniania całego czasu, który im przydzielimy.
Jeśli ustawimy godzinę, często będzie trwało godzinę.
Jeśli ustawimy 30 minut, bardzo możliwe, że zamkniemy temat w 30 minut.
Dlatego coraz bardziej lubię spotkania krótsze.
Nie każde musi trwać 60 minut tylko dlatego, że Outlook czy Google Calendar akurat tak wygodnie podpowiadają.
Agenda nie musi być dokumentem na trzy strony
Nie jestem zwolennikiem przesadnego formalizowania wszystkiego.
Nie potrzebuję przed każdym calle dokumentu z celem strategicznym, ownerem, metrykami sukcesu i pięcioma załącznikami.
Ale dobrze byłoby przynajmniej wiedzieć, po co się spotykamy.
Zaproszenie o nazwie:
„Sync”
nie mówi mi właściwie nic.
Podobnie:
„Quick call”
albo:
„Project discussion”.
Jeśli do tego spotkanie zaczyna się od:
„Dobra, to od czego zaczynamy?”
to zwykle nie jest najlepszy znak.
Czasem wystarczy naprawdę jedno zdanie w opisie:
„Chcemy zdecydować, czy robimy X czy Y i po spotkaniu wybrać jedno rozwiązanie.”
I nagle wszyscy wiedzą, po co tam są.
Jeśli trzeba się wcześniej z czymś zapoznać, też dobrze byłoby powiedzieć to wcześniej.
Wysyłanie komuś o 10:00 materiału na 40 stron i zapraszanie go na 13:00 z dopiskiem „przeczytaj przed spotkaniem” raczej nie zwiększa jakości dyskusji.
Co najwyżej poziom stresu.
Nie wszystko trzeba omawiać na żywo
To też jest coś, czego sam musiałem się nauczyć.
Jeśli mam do przekazania informację, nie zawsze potrzebuję spotkania.
Jeśli potrzebuję odpowiedzi na jedno pytanie, często też nie.
Niektóre rzeczy dużo lepiej załatwia się wiadomością.
Albo komentarzem w zadaniu.
Albo krótkim dokumentem.
Albo nawet nagraniem kilku minut, jeśli ktoś chce pokazać coś bardziej skomplikowanego.
Spotkanie ma dużą przewagę wtedy, kiedy naprawdę potrzebujemy rozmowy.
Kiedy trzeba przedyskutować kilka punktów widzenia.
Kiedy mamy podjąć decyzję.
Kiedy problem jest na tyle złożony, że wymiana 80 wiadomości na Slacku zaczyna być kompletnie nieczytelna.
W takich sytuacjach pół godziny rozmowy potrafi być bardzo efektywne.
Ale jeśli jedna osoba przez 45 minut przekazuje informacje dziesięciu innym osobom, to jednak warto zadać pytanie, czy naprawdę nie dało się tego zrobić inaczej.
Czy kamera musi być włączona?
Temat niebezpieczny.
Sam uważam, że podczas części spotkań kamera pomaga.
Zwłaszcza przy rozmowach 1:1, trudniejszych dyskusjach, warsztatach czy spotkaniach, podczas których faktycznie rozmawiamy, a nie tylko przekazujemy status.
Widzę reakcję drugiej osoby.
Łatwiej wyczuć, czy ktoś czegoś nie rozumie.
Rozmowa jest trochę bardziej naturalna.
Nie oznacza to jednak, że kamera powinna być obowiązkowa przez osiem godzin dziennie.
Siedzenie od rana do wieczora przed obiektywem też potrafi być męczące i nie widzę większej wartości w obserwowaniu sześciu twarzy podczas spotkania, na którym jedna osoba prezentuje slajdy.
Jak zwykle rozwiązaniem jest chyba zdrowy rozsądek.
To dość niedoceniana technologia.
Spotkanie się skończyło. I co teraz?
Chyba najbardziej irytują mnie spotkania, które po prostu… się kończą.
Rozmawialiśmy godzinę.
Padło piętnaście pomysłów.
Trzy razy zmieniliśmy zdanie.
Ktoś miał coś sprawdzić.
Ktoś miał z kimś porozmawiać.
I wszyscy wychodzą.
Dwa dni później zaczyna się rozmowa:
„Kto właściwie miał to zrobić?”
„Myślałem, że ty.”
„Nie, wydawało mi się, że Tomek.”
I po tygodniu organizujemy kolejne spotkanie.
Wystarczyłoby na końcu poświęcić dwie minuty:
Dobra.
Co ustaliliśmy?
Kto robi co?
Do kiedy?
Naprawdę nie trzeba do tego skomplikowanego procesu.
Jedno zdanie na Teamsie czy w zadaniu często wystarczy.
Coraz częściej pomagają w tym również narzędzia AI, które potrafią przygotować podsumowanie rozmowy. To akurat jest zastosowanie AI, które ma dla mnie sporo sensu.
Chociaż istnieje też klasyczne rozwiązanie:
nagranie spotkania.
Ma tylko jeden drobny problem.
Prawie nikt później go nie ogląda.
Kilka spotkań, które chyba zna każdy
Przez lata udało mi się zebrać całkiem niezłą kolekcję.
Spotkanie, bo zawsze mamy spotkanie
Nic specjalnego się nie wydarzyło.
Nie mamy tematów.
Ale zaproszenie jest cykliczne.
No więc jesteśmy.
Spotkanie o innym spotkaniu
Nie wszyscy byli na poprzednim, więc trzeba im opowiedzieć, co było.
Po czym okazuje się, że właściwie potrzebujemy kolejnego spotkania z osobami z pierwszego spotkania.
Spotkanie „skoro już tu jesteśmy”
Opisane wcześniej.
Najczęściej zaczyna się niewinnie.
Nigdy nie kończy.
Spotkanie, które mogło być wiadomością
40 minut.
Sześć osób.
Na końcu trzy ustalenia, które spokojnie zmieściłyby się w czterech zdaniach.
Spotkanie duchów
Wchodzisz punktualnie.
Nikogo nie ma.
Czekasz.
Po kilku minutach zaczynasz sprawdzać, czy na pewno jesteś w dobrym pokoju.
Po dziesięciu zastanawiasz się, czy spotkanie w ogóle istnieje poza twoim kalendarzem.
Spotkanie awaryjne
Najlepiej w piątek po południu.
„Musimy szybko porozmawiać, bo mamy problem.”
Po czym pierwsze 20 minut wszyscy próbują ustalić, jaki właściwie mamy problem.
Nie chodzi o to, żeby nie mieć spotkań
Nie chciałbym, żeby z tego tekstu wyszło kolejne:
„Meetings are evil”.
Nie są.
Widziałem naprawdę dobre spotkania.
Takie, po których problem był rozwiązany, każdy wiedział co robić i można było spokojnie wrócić do pracy.
Widziałem też takie, które uratowały projekt przed podjęciem bardzo złej decyzji.
Rozmowa jest potrzebna.
Czasem wręcz niezastąpiona.
Mam tylko wrażenie, że zbyt często traktujemy spotkanie jako domyślny sposób rozwiązania każdego problemu.
Nie wiemy?
Spotkanie.
Nie możemy się dogadać?
Spotkanie.
Trzeba przekazać informację?
Spotkanie.
Mamy za dużo spotkań?
Może zorganizujmy spotkanie i porozmawiajmy, co z tym zrobić.
I chyba właśnie przed tym ostatnim szczególnie warto się powstrzymać.